業務フロー×仕訳公開 2026-10-31・更新 2026-10-31

購買管理の業務フロー：発注から支払まで、買掛金はいつ立つか

確認日 2026-10-31（調べ方）・制度は変わることがあります。個別の判断は公式の資料と専門家に確かめてください。

購買の業務フローは、発注・入荷・検収・請求照合・支払と進みます。買掛金は、検収の時点で計上する設計が基本形です。発注では仕訳は動かず、請求書が来るまで待つわけでもありません。検収の実績と請求書を突き合わせる三点照合があれば、支払の誤りを支払前に止められます。

発注から支払までの全体像

発注から支払までの流れは、Procure to Pay（P2P）と呼ばれます。受注から入金までの流れの裏返しで、相手の売掛金がこちらの買掛金です。

計上時点を「入荷」と「検収」のどちらにするかは、会社の方針です。編集部の設計の例としては、品質確認に日数がかかる品目があるなら、入荷日と検収日の列を分けておくと後で変更しやすくなります。

検収時の仕訳とレコード

税抜5万円の部品を検収した場面です。在庫を持つ会社では「仕入」の代わりに「商品」や「原材料」を使う方法もあります。

買掛金の残高は、会計の元帳だけで見ると「どの請求書の分か」が分かりません。仕入先別・伝票別の明細は購買側に持ち、元帳の残高と定期的に突き合わせます。

三点照合の作り方

三点照合（スリーウェイマッチ）は、発注書・検収実績・請求書の3つの内容を比べる手続きです。発注がないのに請求が来た場合や、数量が多い請求を見つけられます。

消費税の差は、明細ごとに計算するか請求書単位で計算するかで生じます。計算の決まりは消費税の端数処理の記事で扱います。許容差を設けるなら、金額と承認者を設定値にして変更履歴を残します。統制の考え方はJ-SOXとIT統制につながります。

インボイスと経過措置で必要になるデータ

請求書を受け取る側では、相手が適格請求書発行事業者かどうかで仕入税額控除の扱いが変わります。国税庁のQ&Aによると、免税事業者などからの課税仕入れの経過措置は次の割合です。

割合は課税仕入れの時期で判断します。商品は原則として引渡しの日、役務は原則として全部完了の日です（問113-3）。支払日で判定すると誤るので、税区分の判定には引渡しや役務の完了を表す日付を使います。適用には、区分記載請求書等と同じ事項を書いた請求書等と、一定の記載をした帳簿の保存が必要です。

システム側では、仕入先マスタに登録番号と有効期間を持ち、請求書ごとの税区分を残します。詳細はインボイスのシステム要件にまとめています。

支払データと支払期日

支払の段階では、請求書の支払条件から支払予定日を計算し、銀行に渡すデータを作ります。二重払いを防ぐには、支払と買掛明細を中間テーブルで結び、1つの明細が2回支払われないようにします。入金消込と同じ考え方で、消込の中間テーブルの設計が参考になります。

委託取引の分野では、下請法を改正した取適法（中小受託取引適正化法）が2026年1月1日に施行されました。公正取引委員会と中小企業庁の資料によると、対象取引では、検査の有無にかかわらず物品などを受領した日から60日以内で、できる限り短い期間内に支払期日を定める必要があります。役務の委託では、提供を受けた日が起算日です。手形払は禁止され、電子記録債権なども期日までに満額を得にくいものは使えません。起算日は検収日でなく受領日です。対象になる取引の場合は、受領日を検収日と別に持ち、支払予定日がこの範囲に収まるかを確かめます。対象かどうかの判断は法務や経理に確かめてください。

月末の未請求と締めの確認

検収で計上する設計では、月末の確認点は「検収済みで請求書が未着の明細」です。これらは計上済みで、照合だけが残っています。反対に、物は届いたのに検収が登録されていない分は計上漏れになります。編集部の設計の例として、次の一覧を締め前に出します。

• 入荷済みで未検収の明細
• 検収済みで請求未着の明細（仕入先別の合計）
• 照合で保留中の請求書
• 購買側の買掛残高と元帳の差

過去の月への修正は、月次の締め処理のルールに従います。